Bewaarplicht administratie en bewaartermijn
Belangrijk om aan te voldoen!

Bewaarplicht administratie – Een goede boekhouding voeren is niet alleen handig en noodzakelijk voor je eigen bedrijfsvoering, je bent het ook verplicht. Zo wordt de belastingheffing gebaseerd op de winst- en inkomensgegevens die in een administratie zijn opgenomen. Voor een “gezond belastingklimaat” in een samenleving is het belangrijk dat administraties deugen en goed zijn opgezet. Als administraties incompleet zijn, niet sluiten of erger nog, als er is gefraudeerd, dan gaat dat uiteindelijk ten koste van allerlei stakeholders die rondom de onderneming aan te wijzen zijn: klanten, leveranciers, medewerkers, belastingdienst, overheid, etc.

bewaarplicht administratie

Het (maatschappelijk) belang van administreren

Dus allereerst is het belangrijk dat een administratie sowieso wordt opgezet en goed wordt bijgehouden en gecontroleerd. In veel gevallen heeft een boekhouder of een accountant in deze een belangrijke (maatschappelijke) verantwoordelijkheid. Een samenleving behoort te kunnen vertrouwen op de juistheid, volledigheid en tijdigheid van administratieve gegevens. Het voert hier te ver om in te gaan op waar nu precies de verantwoordelijkheid van de boekhouder en/of accountant voor een correcte administratie ophoudt en de verantwoordelijkheid van de ondernemer begint, dat is een discussie die binnen de beroepsgroep van administrateurs en accountants veelvuldig wordt gevoerd, juist ook als er boekhoudschandalen boven tafel komen, maar vast staat dat een correcte vastlegging van administratieve feiten een belangrijke basisvoorwaarde is om een economie goed te laten functioneren.

Een administratie geeft ook inzicht in trends en historie als gegevens meerdere jaren moeten worden geregistreerd en bewaard. We zien dat overigens niet alleen op microniveau dus voor de onderneming, maar ook op macroniveau worden administratieve gegevens van ondernemingen in branches en sectoren over meerdere jaren bijgehouden om trendanalyses te kunnen maken. Dat is bijvoorbeeld het werk van instanties als het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en het Centraal Planbureau (CPB). Je zou kunnen zeggen dat het zonder een goede administratie op microniveau niet mogelijk is om op macroniveau de thermometer op een precieze wijze in een economie te houden om te meten hoe sectoren en branches ervoor staan. De geschiedenis heeft geleerd en we zien dat bijvoorbeeld ook ten aanzien van de economische problemen in Griekenland dat het voor een overheid onmogelijk is belasting te innen als op ondernemingsniveau een administratie niet goed wordt bijgehouden en gecontroleerd en er geen bewaarplicht administratie geldt.

Bewaarplicht administratie en bewaartermijn

In Nederland gelden duidelijke regels ten aanzien van de bewaarplicht en bewaartermijn. Uiteindelijk is iedereen gebaat bij duidelijkheid en als de algemene regels in een bepaalde situatie niet meteen de gewenste duidelijkheid geven dan is er altijd overleg mogelijk met de fiscus. Dan kunnen er afspraken op maat gemaakt worden, zodat zowel de ondernemer als de Belastingdienst weten wat er binnen de context van de bedrijfsvoering en onderneming over en weer wordt verwacht en moet gebeuren.

De basisregel is dat een boekhouding en alle onderliggende stukken tenminste 7 jaar worden bewaard. Bij onderliggende stukken moet u bijvoorbeeld denken aan: 

  • offertes, ook als opdrachten niet doorgaan;
  • contracten en overeenkomsten;
  • investeringsbegroting;
  • liquiditeitsbegroting en -overzichten;
  • BTW-administratie;
  • urenadministratie als u bijvoorbeeld werkt als zzp'er (agenda);
  • bankafschriften;
  • al uw inkoop- en verkoopfacturen;
  • juridische documenten;
  • alle correspondentie met de Belastingdienst;
  • jaarrekeningen;
  • voorraadadministratie, etc.

Samen met uw boekhouder kunt u precies bepalen wat bewaard moet worden en hoe lang. Badaco maakt daar vaak ook directe afspraken over met de Belastingdienst. 

Een aandachtspunt is verder nog de digitalisering van administratieve gegevens. Want steeds meer administraties worden op computers bijgehouden. Ook voor alles wat op computers wordt bijgehouden geldt een bewaarplicht. Dus het is erg belangrijk goed met backups om te gaan, zodat gegevens niet worden overschreven.

Op de website van de Belastingdienst worden alle regels omtrent de bewaarplicht beschreven.

Ook stelt de Belastingdienst een brochure beschikbaar met gedetailleerde informatie over hoe u de administratie volgens wettelijke bepalingen moet bewaren als u (een deel van) uw administratie met een computer voert. Deze brochure geeft op veel vragen een antwoord.

Mocht u toch onzeker zijn over hoe de bewaarplicht in uw situatie precies moet worden nagekomen, dan kunt u ons altijd bellen of een bericht sturen via het contactformulier.


Administratiekantoor Badaco

Dijnselburgerlaan 7-9, 3705 LP Zeist (provincie Utrecht)
Telefoon 030-699 39 80

Badaco is werkzaam voor klanten in de regio Utrecht, Vianen, Houten, IJsselstein, De Meern, Maarssen, Nieuwegein, Breukelen, Vleuten, Culemborg, Wijk bij Duurstede, Driebergen, Doorn, Maarn, Bilthoven, Amersfoort en Leusden, maar evengoed buiten de provincie.


Van Bewaarplicht administratie naar de homepage

Administratiekantoor Badaco
Dijnselburgerlaan 7-9
3705 LP Zeist

Telefoon: 030-699 39 80

Contact


Bezoek ook onze website over Administratie en Belastingen

Bezoek ook onze website over Stamrecht